De tickets zijn geboekt en de reis komt rap dichterbij. We moeten haast maken met onze visumaanvragen en dat blijkt weer een hele klus op zich.
Eerder in Met de trein naar China via de Zijderoute:
De aanleiding en het plan
Het uitstippelen van de route
Tickets boeken
Welke landen?
Onze reis zal Duitsland, Polen, Wit-Rusland, Rusland, Kazachstan, Kirgizië, nogmaals Kazachstan en China doorkruisen. We hebben visa nodig voor Wit-Rusland, Rusland en China. Een lezer vraagt nog of we niet toestemming moeten vragen om de West-Chinese provincie Xinjiang te mogen betreden, maar dat blijkt niet nodig te zijn.
Bemiddelingsbureau
De visa kun je in principe zelf regelen, maar omdat ik voor China eerder behoorlijk veel tijd kwijt was met het regelen van het papierwerk en twee bezoekjes aan de ambassade, leek het me voor visa voor maar liefst drie landen wel de moeite waard om dit uit te besteden.
Eerlijk gezegd heb ik niet gezocht naar andere bureautjes die dit voor je kunnen doen, want als je tickets boekt bij de Treinreiswinkel kun je dit meteen via hun partnerorganisatie KES Visa laten doen. Misschien dus dat dit elders goedkoper of beter kan, maar het leek me wel prima zo.
Aanvraag indienen
Ook met hulp van een bemiddelingsbureau wordt het er niet per se heel eenvoudig op, want je komt er natuurlijk niet onderuit om een hoop documenten te verzamelen en gegevens in te vullen.
Van de Treinreiswinkel kregen we al snel wat informatie over de visumaanvragen, maar het was me niet helemaal duidelijk wanneer ik er mee aan de slag moest, want onze reis was eerst nog niet eens bevestigd. Na een telefoontje naar de klantenservice kregen we een kopie van de treinticket van Berlijn naar Moskou, een uitnodiging voor Rusland en een brief waarin staat waar we – in werkelijkheid niet echt – verblijven in China. Hiermee konden we aan de slag.
Om de aanvraag in te dienen moesten we eerst honderdduizend vragen beantwoorden via een online formulier op de website van KES Visa. De Treinreiswinkel stuurde me naar een aanvraagformulier van KES Visa voor de Transsiberië express en na een klein uur typen, vroeg ik automatisch ook een visum aan voor Mongolië. Dit gedeelte kon ik niet overslaan, maar ik vertikte het om opnieuw te beginnen met invullen – zeker omdat het dan waarschijnlijk ook nog eens dubbel moest voor Rusland en China apart.
Het visum voor Wit-Rusland sowieso al apart aangevraagd worden, waardoor ik de helft opnieuw moest invullen, want de website onthoudt niets. Tussentijds opslaan kan trouwens ook al niet. De formulieren zijn bovendien vaak compleet onlogisch qua volgorde of het is überhaupt niet duidelijk wat ik moet invullen. Het huisnummer van degene die mij heeft uitgenodigd voor Wit-Rusland?
Per mail zijn de mensen van KES Visa een stuk behulpzamer dan de website, krijgen we gewoon ons geld terug voor het Mongoolse visum en blijken we in allerlei verplichte invulvelden gewoon “n.v.t.” te mogen invullen.
Na het invullen kreeg ik per e-mail uitgebreide checklists van wat er samen met onze paspoorten opgestuurd moet worden. Onder meer een buitenlandverklaring van de zorgverzekering, maar ook pasfoto’s en een werkgeversverklaring. Dat hadden we best eerder willen weten, want nu waren we nog bijna een week zoet met het verzamelen hiervan. Maar niemand bij de Treinreiswinkel of KES Visa leek zich druk te maken om de tijd, dus het zou vast allemaal wel goed komen.
Hieronder op een rijtje welke documenten je precies nodig hebt voor je visumaanvragen. Speciaal voor die ene lezer die er misschien ooit iets aan heeft.
Wit-Rusland
Paspoort, 3 maanden geldig na verblijf, één lege pagina
Pasfoto
Buitenlandverklaring van je zorgverzekeraar
Kopie treinticket Berlijn – Moskou
Rusland
Paspoort, 6 maanden geldig na verblijf, twee naastgelegen lege pagina’s
Pasfoto
Buitenlandverklaring van je zorgverzekeraar
Uitnodiging (te koop bij reisbureaus zoals de Treinreiswinkel)
Ondertekende machtiging voor het visumbureau (voorzien door visumbureau)
China
Paspoort, 6 maanden geldig na verblijf, twee naastgelegen lege pagina’s
Pasfoto
Werkgeversverklaring / Studentenverklaring / Kvk-uittreksel en recente BTW-aangifte
Reisschema (vervangbaar met printje Treinreiswinkel)
Bevestiging hotelboekingen (vervangbaar met printje Treinreiswinkel)
Kopie trein-/vliegtickets (vervangbaar met printje Treinreiswinkel)
Op de post en naar de ambassades
Toen het hele pakket van documenten, foto’s en paspoorten compleet was, hebben we het – na check, check, dubbel check – aangetekend op de post gedaan. Vervolgens kregen we al snel een seintje dat de documenten binnen waren, gecontroleerd zijn en de paspoorten naar de eerste ambassade gebracht zijn. Fijn dat we hierdoor zeker wisten dat de aanvragen tenminste niet zouden stranden vanwege ontbrekende informatie.
Met tussenpozen van steeds ongeveer een week gingen onze paspoorten achtereenvolgens naar de ambassades van China, Rusland en Wit-Rusland. Toch wel lekker dat we dat niet allemaal zelf hoeven te doen! Via e-mail werden we op de hoogte gehouden en zo merkten we ook dat het gelukkig allemaal vrij rap ging.
Vervolgens kwamen de paspoorten weer terug bij KES Visa en belden ze nog even om te checken of de data klopten. De paspoorten werden aangetekend teruggestuurd en hadden we uiteindelijk precies vijf weken na het starten van de aanvraag weer terug.
Kosten
De visa kosten 60 euro voor Wit-Rusland, 65 euro voor Rusland en 126,55 euro voor China. Hier komen nog bemiddelingskosten bij van respectievelijk 44,77 euro, 56,87 euro en 44,77 euro. Daarnaast betaalden we een kleine 20 euro voor het aangetekend terugsturen met DHL en iets minder voor het opsturen met PostNL. Ook kochten we voor 15 euro een uitnodiging voor Rusland bij de Treinreiswinkel.
In totaal zo’n 450 euro per persoon dus, waarvan ongeveer 250 euro voor de visa zelf. Vooral voor Wit-Rusland is het wel een duur grapje, want daar zullen we hooguit een stationshal bezoeken. Voor ongeveer 200 euro hebben we dan wel weer zes ritjes naar Den Haag onder werktijd uitgespaard.
Visa
De visumaanvraag was even wat stressvol, omdat de wirwar aan documenten net samenviel met het uitvallen van onze beoogde terugvlucht en het uitblijven van boekingsbevestigingen van onze treintickets, maar zodra alles op de post was, hadden we er geen omkijken meer naar en ging het sneller dan verwacht.
Ik had me stiekem al een beetje verheugd op het mooie plaatje van de Chinese muur op het Chinese visum. De andere twee visa zijn niet zo decoratief, maar we zijn allang blij dat we ze binnen hebben. Als het goed is, mogen nu alle grenzen van onze reis oversteken. Wat hebben we als Europeanen toch mooi mazzel dat we dat allemaal mogen!
Lees verder:
Verdere voorbereiding
Milieuimpact en compensatie
Van Utrecht naar Berlijn
Wordt vast een mooie reis. Benieuwd naar foto’s 🙂
Poeh, hier schrik ik wel een beetje van. Veel werk voor visa’s en vooral die kosten ook. Jammer dat het allemaal zo omslachtig moet, maar gelukkig hebben jullie het nu rond 🙂
Normaal gesproken doe je dit dan ook maar voor één of hooguit twee landen en als je daar dan langer blijft valt het met de kosten ook wel weer mee. Nu hadden we niet eens de tijd om Wit-Rusland te bezoeken, dus dat was eigenlijk zonde. Als je tijd en een ov-kaart hebt om zelf naar Den Haag te gaan, kun je dus wel bijna de helft aan kosten besparen. Maar ja, het blijft een flink bedrag en een hoop gedoe.
Jeetje Linda, wat een gedoe! Dat is nog niet makkelijk, even een reisje per trein naar China. Ik heb er heel veel respect voor dat je het doet! Fun fact: mijn eerste reis per trein op vakantie gaat over een week van start, lekker naar Londen, Bath & Oxford. Een typische beginnersreis, maar ik heb er desalniettemin heel veel zin in 😉
Oh leuk! Klinkt als een toffe rondreis. Lijkt me heel verstandig om te beginnen met een bestemming dichter bij huis 😉 Hoe vond je het?
Ja, ‘even met de trein naar China’ is er niet bij, maar ik vind het ook wel weer leuk als een reis een beetje moeite kost.