Duurzaam online: zo maakte ik mijn mailbox ruim 5 GB lichter

Een tijdje geleden was ik al begonnen met digitaal ontspullen en heb intussen mijn mailbox verder uitgemest. Nieuwsgierig naar wat voor onzinnige dingen ik allemaal tegenkwam? Deze mails zijn allemaal de prullenbak in gegaan.

Ons digitale bezit groeit in rap tempo en dat vraagt enorm veel energie. Voor een deel ontkomen we daar niet zo makkelijk aan, maar we bewaren véél meer dan nodig. Daarom ben ik een tijdje geleden begonnen met digitaal ontspullen.

Ik begon eerst met de grote online dataslurpers, in mijn geval: Dropbox en Google Drive. Die zijn nu verdwenen of beperkt tot slechts 5 MB. Het uitzoeken van de foto’s op mijn harde schijf stel ik nog even uit tot het volgende digitaalontspullenfeestje. Dan rest nog project e-mail.

Omdat ik me verbaasde over de hoeveelheid nutteloze e-mails die ik tegenkwam, wil ik deze graag met je delen. Misschien dat het je ertoe zet om eens naar je eigen dataverzameling te gaan kijken.

Systematisch je e-mail uitpluizen

Mijn e-mails zijn allemaal netjes in mapjes gestopt. Het nadeel daarvan is dat ik daardoor niet zie hoevéél ik bewaar. Werkelijk alles! Eerst ga ik met grof geschut aan het werk door de grootste e-mails aan te pakken. Daarna gebruik ik wat andere handige zoekfuncties in Gmail. Tenslotte ga ik de overgebleven mapjes één voor één doorspitten en gebruik daarbij steeds de zoekbalk om te zoeken op bepaalde afzenders of onderwerpen.

Ook als je niet met mapjes werkt, kun je aan de hand van onderstaande lijst ongetwijfeld een hoop bedrijven, instanties of onderwerpen verzinnen waar je de mails niet meer van nodig hebt en daarop zoeken. Of als je eigenlijk geen zin hebt, kun je al een grote slag slaan met alleen de eerste stap.

Grote e-mails

Vooral als je snel ruimte vrij wil maken, kun je beginnen door eerst te snoeien in de grootste e-mails. Zo kun je in Gmail bijvoorbeeld zoeken op “size:20M” om alle mails te zien die groter zijn dan 20 MB. Al dan niet na het downloaden van bijlagen, zijn via deze filter als eerste gesneuveld:

Mails met foto’s (die meestal al gedownload waren)
Reisverslagen van vrienden met bergen full size foto’s
Cursusinformatie met powerpoint-presentaties en pdf’s

Algemeen

Veel e-mails kunnen vrijwel gegarandeerd de prullenbak in ongeacht van wie je ze hebt ontvangen, in welk mapje ze zitten of hoe oud ze zijn. Toch even checken natuurlijk, maar je zal zien dat het merendeel direct weg kan. Zoek voor deze e-mails op woorden als:

Afspraakbevestiging
Inschrijfbevestiging
Activeer je account
Bevestig je aanmelding
Reminder / Herinnering

Omdat bij mij alle e-mails in principe in mappen zouden zitten, speur ik met de zoekopdracht “has:nouserlabels -in:sent -in:chat -in:draft -in:inbox -from:me” daarnaast ook naar e-mails die los rondfladderen om deze alsnog te in een map te doen of weg te gooien.

Uitgezocht per mapje

De grootste schifting is nu al gemaakt. Mijn mailbox kromp hiermee met ongeveer de helft: van 8 naar 4 GB. De volgende stappen zijn relatief veel werk voor iets minder resultaat, maar toch wil ik graag door. Sinds ik ben begonnen met digitaal ontspullen gooi ik veel makkelijker nieuwe e-mails weg en dat doet me inzien dat ik van de overgebleven 4 GB waarschijnlijk ook nog een hoop kan missen.

Ook al staat het niet direct in de weg, wil ik thuis ook geen rommelhok met spullen waarvan ik zeker weet dat ik het nooit meer ga gebruiken. Het is nu even wat werk, maar als ik voortaan niet alles meer blijf bewaren, is het een eenmalige klus.

Ik ga verder door al mijn mapjes één voor één door te spitten. Hierbij stuit ik op namen van bedrijven, verenigingen en andere dingen waarvan ik allang weer vergeten was dat ik er ooit wat mee te maken had. Blijkbaar ben ik vrij wanhopig op zoek geweest naar een huurwoning!

Om aan de slag te gaan zoek je bijvoorbeeld op je naam van je energieleverancier. Dan krijg je een overzicht van alle e-mails die je daarvan nog hebt en kun je kiezen welke daarvan je wel en niet wil bewaren.

Administratie

In mijn submapjes vond ik polissen, facturen en inloggegevens van onduurzame banken, oude verzekeraars en een bijna-maar-niet-helemaal groene energieleverancier. Zo verwijderde ik:

Polissen die niet meer geldig zijn van mijn (ex-)zorgverzekeraar
Polissen die niet meer geldig zijn van mijn inboedelverzekeraar
Polissen die niet meer geldig zijn van mijn AW-verzekeraar
Polissen die niet meer geldig zijn van mijn reiszorgverzekeraar
Alle e-mails van mijn vorige banken
Alle rentewijzigingen en nieuwsbrieven van mijn huidige bank
Alle e-mails van mijn vorige energieleverancier
Ontvangstbevestigingen en afhaalberichten van de apotheek
E-mails van (voormalig) verhuurders, woningcoorporaties en wijknieuws
E-mails van (voormalig) tv- en internetleveranciers
En van al die instellingen: verrekende facturen, bevestigingsmails en zelfs vele ontvangstbevestigingen van een bericht naar een klantenservice.

Met andere woorden, vaak heb ik alleen nog de laatste polissen, contracten en jaarafrekeningen bewaard.

Internetaccounts en online bestellingen

Bij zowat elke website die je wil gebruiken, moet je een account aanmaken. Dan krijg je een mail waarin gevraagd wordt om dat account te bevestigen en dan krijg je nog een welkomstmail. Bewaren? Misschien hier en daar eentje waar een ongebruikelijke gebruikersnaam of accountnummer in vermeldt staat, maar over het algemeen: weg ermee. Blijkbaar had ik me ooit ingeschreven bij onder andere Hema, Webprint, Cheaptickets, Nudge, Dropbox, Wehkamp, Linkedin, Facebook, Couchsurfing, Youtube en Spotify. Slechts vijf mailtjes hebben de schifting overleefd.

Als je via die accounts dan ook nog eens online iets aanschaft, krijg je daar uiteraard ook een mail van. Het lijkt me verstandig om zo’n bestellings- of betalingsbevestiging te bewaren, totdat je je product in huis hebt. In het geval van dure producten misschien wel tot de garantie verlopen is, maar ik vond ook bergen tickets van bioscoop- tot bootkaartjes, bestellingsbevestigingen van textielverf, fotoboeken en kleding, en reserveringsbevestigingen van een aanhangwagen of een tafeltje in een restaurant in 2012. Nu zijn er nog drie mailtjes over.

Het submapje ‘Marktplaats’ is zelfs helemaal verwijderd. De actieve mailwisselingen mogen best even in mijn inbox ronddwalen, totdat de zaken afgehandeld zijn, maar bewaren doe ik niet meer.

Sociaal

Persoonlijke e-mailwisselingen mogen blijven, maar de Datumprikker voor een vriendinnenvakantie in 2009 of de financiële afrekening daarvan lijkt me niet meer zo relevant. Ik zocht op Datumprikker, Doodle en Wiebetaaltwat om de niet-actuele mails hiervan te verwijderen.

Voor het onderling uitwisselen van foto’s heb ik soms Wetransfer gebruikt. Het voordeel en tegelijk ook nadeel van deze service, is dat als je iets online zet dat met een speciale link slechts een week lang te downloaden is. Voor het milieu is het zeker een voordeel, want het blijft niet eindeloos lang online staan. De e-mails met downloadlinks en – bevestigingen zijn daarmee ook volledig nutteloos geworden.

De e-mails van sportclubs en vrijwilligerswerk vind ik wat lastiger uit te zoeken. Er zitten persoonlijke e-mails en saaie nieuwsbrieven bij, maar ook van alles ertussenin. Ik zocht op specifieke afzenders en op woorden als nieuwsbrief, bestuur en factuur om mails te verwijderen.

Reizen

Nog meer tickets! Vliegtickets, treintickets, bustickets, reserveringen voor hotels en tours, kopietjes van verlopen paspoorten, you name it. Weg, weg, weg ermee. Zoek bijvoorbeeld op Booking, Agoda, Hostelworld, Cheaptickets, diverse vliegtuigmaatschappijen en reisbureaus, itinerary, e-ticket en boarding pass.

Vrienden, familie en ikzelf hebben nogal wat online pagina’s aan reisverslagen volgekladderd. Kopieën daarvan hoeven niet zo nodig bewaard te blijven. Van mijn eigen verslag heb ik een kopie gedownload naar de harde schijf.

Werk

Dat mijn werkmails al in diverse mappen zitten, komt nu wel goed uit. De sociale mails mogen blijven en uiteraard blijven mails met alle inhoudelijke discussies. Die laatste pak ik er soms ook echt nog bij om terug te lezen, waarom we ook alweer iets op een bepaalde manier besloten hadden.

Waar ik minder voorzichtig te werk ga, zijn de mappen waar mails van diverse mailinglists in terecht komen. Dit zijn bijvoorbeeld uitnodigingen voor vergaderingen, voor mij niet zo belangrijke notulen, vacatures, aankondigingen en nieuwsbrieven. Van deze mails besluit ik sinds kort direct of ik ze bewaar of weggooi. Vrijwel altijd wordt het dat laatste.

Ik zoek naar e-mails van bepaalde afzenders en met onderwerpen zoals nieuwsbrief, vacancy, announcement, invitation, seminar etc. Het is uiteraard nogal afhankelijk van de inhoud van jouw mail wat voor jou handige zoekwoorden zijn. In sommige mappen bewaar ik relatief veel, andere mappen verdwijnen volledig. Ik heb in ieder geval geen vijf jaar oude vacatures meer in mijn inbox en hoef ook niet meer te weten dat een collega drie jaar geleden vroeg wie er nog meer nieuwe veiligheidsbrillen nodig had.

De oogst

Na de eerste grove schifting van 8 naar 4 GB die ik al eerder deed, heb ik nu alsnog ruim 4000 e-mails verwijderd en blijft mijn mailbox in combinatie met Google Drive royaal onder de 3 GB. Best nog de moeite waard, dacht ik zo!